사무실 이전을 앞둔 임차인과 인테리어 미팅을 하다 보면, 우선순위는 자연스럽게 ‘디자인’에 집중됩니다. "로고는 어느 벽에 붙일까요?", "천장은 개방형으로 가는게 좋을까요?" 같은 질문이 앞서게 되죠.
그런데 IFC를 비롯한 대형 빌딩에서 20년 넘게 자산관리를 맡으며 수많은 기업이 들고 나는 과정을 지켜본 입장에서는 조금 다른 생각이 듭니다. 근사한 인테리어는 한 달이면 눈에 익어 버리지만, 잘못 잡은 레이아웃이 주는 불편은 임대차 계약이 끝나는 날까지 따라다니게 되니까요.
보기 좋은 사무실이 아니라 '일하기 좋은 사무실'을 만들기 위해, 레이아웃 도면에 도장을 찍기 전 반드시 확인해야 할 8가지를 정리했습니다.
1. 대표실은 어디에 둘까_권위와 소통 사이
예전에는 전망 좋고 구석진 자리가 대표실의 지정석이나 다름없었습니다. 요즘 흐름은 사뭇 다릅니다. 창가는 직원 업무 공간이나 휴게 공간으로 내주고, 대표실은 오히려 사무실 안쪽이나 중앙으로 두는 사례가 늘고 있습니다.
여기서 놓치지 말아야 할 게 ‘시선의 부담'입니다. 대표실이 직원들의 등 뒤에서 업무 공간을 내려다보는 구도라면, 직원들은 감시받는 기분에 능률이 떨어질 수 있습니다. 그렇다고 너무 외진 곳에 두면 소통이 끊깁니다. 우리 회사가 수평적 소통에 무게를 두는지, 아니면 보안과 집중을 우선하는지에 따라 위치를 신중히 골라야 합니다.
아예 대표실을 따로 두지 않고 직원들과 같은 공간을 쓰며 소통을 강화하는 회사도 늘고 있습니다. 외부 일정과 미팅이 잦은 대표님이라면 사무실에 앉아 있는 시간 자체가 적으니, 별도 공간을 두는 게 공간 활용 면에서 오히려 낭비일 수 있어서입니다.
2. 외부인을 맞는 회의실_동선과 쾌적함이 관건
회의실은 내부 회의용이면서, 동시에 외부 손님에게 회사의 첫인상을 각인시키는 장소입니다. 여기서 가장 흔히 저지르는 실수가 회의실을 전망 좋은 창가 안쪽 깊숙이 밀어 넣는 것입니다.
이렇게 되면 외부 손님이 회의실까지 가려고 일하는 직원들의 책상 사이를 헤집고 지나가야 합니다. 직원들은 업무 흐름이 끊기고, 회사 보안 사항이 노출될 위험도 생깁니다. 그래서 외부 미팅용 대회의실은 되도록 주 출입구 가까이에 두고 직원 업무 공간과 동선을 갈라놓는 편이 보안으로 보나 효율로 보나 낫습니다.
냉난방도 짚고 넘어가야 합니다. 회의실에는 별도 설비를 두는 편이 좋습니다. 많은 인원이 밀폐된 공간에 모이는 특성상 건물 중앙 냉난방만으로는 쾌적함을 유지하기 어려운 경우가 많기 때문입니다. 외부 방문객이 회의 도중 춥거나 덥다고 느끼면 회사 이미지에도 흠집이 난다는 점, 꼭 기억해 두시기 바랍니다.
3. 보이는 것보다 '들리는 것' _ 방음과 소음
유리 벽 회의실은 트여 있어 세련돼 보입니다. 그런데 방음이 허술하면 어떻게 될까요? 민감한 임원 회의나 인사 면담 내용이 바깥으로 흘러나간다면 심각한 문제가 됩니다.
유리 벽을 세울 때는 반드시 차음 성능을 갖춘 유리를 쓰거나, 문틈으로 소리가 빠져나가지 않도록 가스켓(Gasket) 마감을 꼼꼼히 챙겨야 합니다. 눈에 보이는 프라이버시만큼 귀에 들리는 프라이버시도 중요합니다.
특히 한 층을 다른 임차인과 나눠 쓰고 있다면 이웃 회사와 맞댄 벽의 차음까지 신경 써야 합니다. 단순히 가벽만 세우는 데 그치지 말고, 텍스 위 천장 공간, OA FLOOR 바닥 하부, 창측 컨벡터(Convector) 연결부처럼 소리가 넘어갈 만한 지점을 모두 보강해야 합니다. 대표실이나 중요 회의실은 다른 임차인과 붙은 벽 쪽에 두지 않는 것이 보안상 안전합니다.
4. '우연한 마주침'을 설계하는 동선
"혁신은 복도에서 잡담할 때 나온다"는 말이 있습니다. 효율만 따지느라 직원들을 제 자리에만 붙들어 두는 동선은 좋지 않습니다. 독서실처럼 조용하기만 해서 서로 말 붙이기 어려운 분위기에서는 협업도 아이디어 공유도 싹트기 어렵습니다.
물 마시러, 간식 챙기러 탕비실로 가는 길이나 복사기 쓰러 가는 길처럼, 직원들이 자연스레 마주쳐 가벼운 대화를 주고받는 '충돌 포인트'를 일부러 만들어 보세요. 부서 사이의 벽은 회식이 아니라 사무실 안의 자연스러운 동선에서 허물어지기 시작합니다.
5. 캔틴(Canteen) _냄새와 소음까지
요즘은 캔틴을 카페처럼 꾸미는 게 유행입니다. 그런데 놓치기 쉬운 복병이 '냄새'와 '소음'입니다. 업무 공간과 캔틴이 문 없이 개방형으로 이어져 있다면 어떨까요? 점심시간에 누군가 라면을 끓이거나 도시락을 데우면 음식 냄새가 사무실 전체로 퍼져 집중을 흐트러뜨립니다.
캔틴에서 오가는 담소 소리가 업무 공간으로 넘어오지 않게, 적당한 거리 두기나 가벽, 흡음 소재를 활용한 공간 구획도 반드시 챙겨야 합니다.
6. 폰부스, 이제는 선택이 아닌 필수
공유 오피스가 퍼지면서 폰부스는 이제 기본 설비가 됐습니다. 업무 통화가 잦고 화상 회의가 많아진 요즘, 폰부스가 없으면 직원들은 복도나 비상계단을 서성이게 됩니다. 영업 기밀이나 보안이 걸린 통화를 마음 편히 할 공간은 회사의 영업 성과와도 직결됩니다. 폰부스가 없으면 원치 않아도 옆자리의 통화 내용을 듣게 되니, 집중력과 생산성이 떨어질 수밖에 없습니다.
무엇보다 폰부스는 위치와 환기가 중요합니다. 너무 외진 데보다 업무 공간에서 접근하기 쉬운 자리에 두되 방음은 확실해야 합니다. 그리고 좁고 밀폐된 공간인 만큼, 공조 설비나 환기 팬이 제대로 도는지 확인해야 답답함을 피할 수 있습니다.
7. 자재 선정_예쁨과 관리, 그리고 원상복구
바닥재나 가구를 고를 때 샘플만 슬쩍 보고 "예쁘네" 하며 덜컥 정하는 경우가 많습니다. 하지만 오피스는 집과 비교가 안 될 만큼 많은 사람이 신발을 신은 채 하루 종일 오가는 곳입니다.
이를테면 지나치게 밝은 색 카펫은 커피를 쏟거나 비 오는 날 흙탕물이 묻으면 사실상 관리가 불가능합니다. 빌딩의 청소 정책과 관리 범위까지 감안해 자재를 골라야 합니다. 반대로 너무 딱딱한 타일은 의자 끄는 소음이 크게 납니다. 디자인보다 유지 보수와 관리의 편의를 앞순위에 둬야 나중에 후회가 없습니다.
여기에 퇴거할 때의 원상복구 비용도 계산에 넣어야 합니다. 원상복구 비용은 인테리어 비용 못지않게 부담스럽습니다. 예컨대 입주 때 있던 천장 텍스를 걷어내고 석고 마감이나 노출 천장으로 바꿨다면, 나갈 때 이를 원래대로 되돌리는 데 상당한 돈이 듭니다. 자재를 고르는 단계에서부터 퇴거 비용까지 내다보는 지혜가 필요합니다.
8. 직원 동선_효율과 배려
마지막으로, 직원들이 하루에 몇 번이나 자리를 뜨는지 머릿속으로 시뮬레이션해 봐야 합니다. 화장실은 가까운지, 탕비실 한 번 가는 데 빙 돌아가지는 않는지, 공용 복합기는 각 부서에서 닿기 좋은 자리에 있는지 살펴야 합니다.
사소해 보여도 동선이 불편하면 직원들의 피로가 쌓이고, 이는 곧 업무 효율 저하로 이어집니다. 책상을 놓을 때도 통로 폭을 넉넉히 확보해, 의자를 뒤로 젖혀도 뒷사람과 부딪히지 않게 배려하는 디테일이 필요합니다.
마무리하며
오피스 레이아웃은 그저 책상을 늘어놓는 작업이 아닙니다. 우리 회사가 일하는 방식을 공간으로 옮기는 과정이자, 직원들에게 건네는 무언의 메시지입니다.
공사는 한번 끝내고 나면 다시 손대는 데 큰 비용과 시간이 듭니다. 오늘 짚은 8가지 체크리스트를 바탕으로, 우리 회사의 문화와 업무 스타일에 꼭 맞는 옷을 입혀 보시길 바랍니다. 결국 가장 좋은 오피스는 직원들이 출근해 편안히 일할 수 있는 공간입니다. 집 다음으로 오래 머무는 이곳이 집처럼 편안해지려면 무엇이 필요할지 고민해 본다면, 오피스 인테리어의 답도 자연스레 보일 것입니다.
