소프트 FM(Soft FM)이란? 오피스 전용면적 관리의 새로운 기준
회사에서 매일 사용하는 사무실, 그런데 정작 그 안의 청결과 비품, 편의 관리를 누가 어떻게 책임지고 있는지 설명하기에는 상당히 추상적이고 번거롭습니다.
청소는 A업체, 정수기는 B업체, 비품은 총무팀이 직접, 스낵바는 또 다른 업체. 오피스 관리가 이렇게 흩어져 있는게 보통입니다. 그리고 국내에는 이 영역 전체를 부르는 이름 자체를 따로 지칭하여 부르지 않았습니다.
하지만 이미 시설관리 분야에 엄청난 비용이 투입되고 있는 미국,유럽은 달랐는데요.
해당 업계들은 오래전부터 건물의 골조, 설비, 보안, 주차 등 공용부를 다루는 하드 FM(Hard FM)과, 사무공간 내부의 청결·비품·편의 서비스를 다루는 소프트 FM(Soft FM)을 구분해왔습니다. 이 글에서는 소프트 FM이 정확히 무엇이고, 국내 오피스 환경이 어떻게 바뀌어갈지에 대해 다뤄봅니다.
소프트 FM이란 무엇인가
소프트 FM은 건물의 전용면적, 즉 임차인이 실제로 업무를 보는 사무공간 내부를 대상으로 하는 케어 서비스를 통칭하는 개념입니다. 구체적으로는 다음과 같은 영역을 포함합니다.
오피스 클리닝: 사무공간, 회의실, 탕비실 등 전용면적 위생 관리
소모품·비품 관리: 사무용품, 생활용품의 구매·보충·재고 관리
컨시어지 서비스: 출퇴근 오픈·마감, 우편물, 자산 관리 등 경영지원성 업무 대행
맞춤형 편의 서비스: 스낵바, 음료 등 임직원 복지 관련 운영
유지보수·딥클리닝: 정기 점검을 넘어서는 시설 컨디션 관리
기존에는 이 항목들이 각각 별도의 전문 업체와 개별 계약으로 존재했습니다. 오피스 관리 대행이라는 큰 틀에서 보면 결국 같은 목적(임직원이 업무에만 집중할 수 있는 환경)을 가진 서비스들인데도, 하나의 카테고리로 인식되지 않았던 것입니다.
왜 지금 소프트 FM이라는 개념이 필요한가
기업의 오피스 관리 대행 수요는 계속 늘고 있습니다. 비핵심 업무를 아웃소싱해 본질 업무에 집중하려는 흐름, 그리고 임직원 근무 환경의 질이 곧 기업 경쟁력이라는 인식이 함께 확산되고 있기 때문입니다. 문제는 이 수요를 받아줄 통합된 개념과 서비스 구조가 국내에는 없었다는 점입니다.
소프트 FM 개념이 없는 상태에서 오피스를 관리한다는 것은, 곧 여러 벤더를 개별적으로 관리해야 한다는 뜻입니다. 벤더마다 다른 담당자, 다른 계약 조건, 다른 결제 방식을 각각 상대해야 하고, 문제가 생겼을 때 책임 소재도 명확하지 않은 경우가 많습니다. 오피스 관리비 절감을 고민하는 담당자 입장에서도, 항목이 여러 곳에 분산돼 있으면 전체 비용 구조를 파악하고 최적화하기가 훨씬 어렵습니다.
건물을 소유하거나 운영하는 임대인·PM사 입장에서도 마찬가지입니다. 전용면적은 임차인이 매일 체감하는 영역이지만, 정의된 관리 카테고리가 없다 보니 임차인 만족도에 직접 관여하거나 모니터링할 방법이 마땅치 않았습니다.
소프트 FM, 오피스버디가 정의하는 방식
오피스버디는 이 흩어진 영역을 소프트 FM이라는 하나의 카테고리로 정의하고, 오피스 매니지먼트(비품·소모품 관리, 프리미엄 클리닝), 오피스 컨시어지, 유지보수·딥클리닝, 맞춤형 편의점, PM/FM, 인테리어·사옥이전 컨설팅까지 단일 창구에서 제공합니다. 경영지원팀은 여러 벤더를 따로 관리하는 대신 하나의 파트너로 오피스 관리 전반을 맡길 수 있고, 자체 솔루션을 통해 재고 현황과 사용 내역을 데이터로 확인할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
Q. 소프트 FM은 하드 FM과 뭐가 다른가요?
하드 FM은 건물 골조, 설비, 보안, 주차 등 공용부 관리를 말하고, 소프트 FM은 임차인이 실제로 사용하는 전용면적(사무공간) 내부의 청결·비품·편의 서비스를 말합니다.
Q. 소프트 FM은 오피스 관리 대행과 같은 말인가요?
넓은 의미의 오피스 관리 대행 안에 소프트 FM이 포함된다고 볼 수 있습니다. 다만 소프트 FM은 그중에서도 전용면적, 즉 임차인의 실사용 공간에 초점을 맞춘 개념입니다.
Q. 소프트 FM 도입이 임대인에게도 도움이 되나요?
전용면적 관리 품질이 임차인 만족도와 직결되고, 이는 임차인 리텐션과 건물 가치에도 영향을 줄 수 있어 임대인·PM사 입장에서도 관심을 가질 만한 영역입니다.